Tämä on Lappeenrannan 2. Uuden apteekin sekä Taipalsaaren ja Voisalmen sivuapteekkien EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste.

1  Rekisterinpitäjä

Lappeenrannan 2. Uusi apteekki (2425963-1) / Saimaan Laventeli Oy (2926310-2)
Kaakkoiskaari 22
53500 Lappeenranta
05-8871180
ua@lprapt.fi

Taipalsaaren sivuapteekki
Kuhatie 5
54915 Saimaanharju
05-414 3125
tps@lprapt.fi

Voisalmen sivuapteekki
Voisalmentie 5
53920 Lappeenranta
05-415 6415
vs@lprapt.fi

2  Rekisteriasioiden yhteyshenkilö

Nimi: Heidi Toivari, proviisori, tietosuojavastaava

Osoite: Kaakkoiskaari 22, 53500 Lappeenranta

Muut yhteystiedot: 05-8871180, ua@lprapt.fi

3  Apteekin asiakasrekisteri

3.1  Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja käsittelyn oikeusperuste

Asiakasrekisteriä käytetään kulloinkin voimassa olevan tietosuojalainsäädännön ja muun lainsäädännön mukaisesti. Henkilötietojen käsittely perustuu tietosuojalainsäädännön ohella apteekkitoimintaa koskevaan yksityiskohtaiseen lainsäädäntöön.

Asiakkaat on ryhmitelty apteekin tarjoamien palveluiden mukaisesti.

1. Apteekkiasiakkaat (reseptiasiakkaat)
   Reseptiostokset pitää lain mukaan rekisteröidä, joten kaikki apteekin reseptiasiakkaat kuuluvat tähän asiakasryhmään. Käsittely perustuu voimassa olevaan lainsäädäntöön (toimitettujen reseptien arkistointi) tai sopimukseen (Kela-korvauskäsittely), jolloin käsittelyn oikeusperuste on rekisterinpitäjän lakisääteinen velvoite. EU-lainsäädäntöön perustuvan lääkevarmennuksen osana tallennetaan kaikkien lääkevarmennuksen piirissä olevien, apteekista toimitettujen, lääkkeiden sarjanumerot ja tuotekoodit. Lääketurvallisuuden parantamiseksi (rekisterinpitäjän oikeutettuna etuna) apteekin järjestelmään tallennetaan lisäksi ostotapahtuman yksilöivä tieto, jolla voidaan jäljittää informointia varten myös asiakkaat, joille lääkettä on toimitettu (reseptitietojen lakisääteisen säilytysajan puitteissa). Tällainen tilanne voi olla esimerkiksi lääkkeiden takaisinvetotilanne.
2. Etuasiakkaat
   Tietojen käsittely perustuu voimassa olevaan etuasiakassopimukseen apteekin ja etuasiakkaan välillä. Hyvän Mielen Apteekit -ketjun apteekki pitää Etuasiakkaan ilmoittamista tiedoista sekä lääkeostoista rekisteriä. Apteekki voi käyttää asiakkaan antamia tietoja ainoastaan asiakkaille suunnattuun apteekin omaan tiedottamiseen, lääkityksen seurantaan sekä Etuasiakasohjelman asiakasviestintään. Rekisterin avulla asiakkaalle voidaan toimittaa Lappeenrannan Uuden apteekin etuasiakaslehtiä, –sähköisiä uutiskirjeitä, kirjeitä ja kortteja, tekstiviestejä sekä muita markkinointitiedotteita.
3. Tiliasiakkaat
   Tietojen käsittely perustuu tiliasiakaslaskutussopimukseen apteekin ja tiliasiakkaan välillä.
4. Annosjakeluasiakkaat
   Tietojen käsittely perustuu annosjakelusopimukseen apteekin ja annosjakeluasiakkaan välillä.

3.2  Rekisterin tietosisältö

1. Reseptiasiakkaat: Rekisterissä voidaan käsitellä kaikista rekisteröidyistä seuraavia tietoja:
   • Etunimi, sukunimi
   • Henkilötunnus
   • Kaikki reseptille tallennettavat tiedot
   • Osto- ja maksutapahtumat
   • Sitoumustiedot, työpaikkakassatieto
   • Kela-korvaustiedot, Kelan maksuosuus
   • Puhelinnumero ja/tai sähköposti lääkehoidon tukipalveluihin tai mobiiliasiointiin hyödynnettäväksi asiakkaan itse luovuttaessa tiedot apteekille (esim. lääkkeiden saatavuustiedot, lääkehoidon muistuttajapalvelu, mobiiliresepti, Videoapteekki -palvelu)
2. Etuasiakkaat: Rekisterissä voidaan käsitellä etuasiakkuuden solmineista asiakkaista yllä lueteltujen lisäksi seuraavia tietoja:
   • Asiakkaan yhteystiedot (osoite, Fax, Puhelinnumero, Matkapuhelinnumero, sähköpostiosoite)
   • Asiakkaan asiakaspalvelun, lääkityksen ja terveydentilan kannalta olennaiset lisätiedot esim. sairaudet, allergiat yms.
   • Asiakkaan alennusetu ja asiakasryhmät
   • Markkinointilupa
   • Yhteisötiedot (linkitys perheenjäsenten välillä)
   • Asiakkaan alennusetu ja asiakasryhmät
   • PIN-koodi (=asiakasnumero) säännöllistä puhelimitse tapahtuvaa etäasiointia varten
   • Markkinointilupa
3. Tiliasiakkaat: Rekisterissä voidaan käsitellä laskutussopimuksen solmineista asiakkaista kohdassa 1 lueteltujen lisäksi
   • suoramaksu /e-lasku-tiedot
   • Edunvalvojan tiedot
   • Laskutusosoite (jos eri kuin postiosoite)
   • Laskun viitteet ja laskutukseen liittyvät lisätiedot
   • e-lasku/Suoramaksusanoma (pankista apteekkiin) sisältää seuraavat tiedot.
     • Nimi (etunimi ja sukunimi)
     • Henkilötunnus (asiakkaan tunnistus)
     • virtuaalinen IBAN-tilinumero
4. Annosjakeluasiakkaat: Rekisterissä voidaan käsitellä Annosjakelu-asiakkuuden solmineista asiakkaista kohdassa 1 lueteltujen lisäksi seuraavia tietoja:
   • Hoitokodin/asiakasryhmän nimi, johon asiakas on määritelty
   • Annosjaeltavat lääkevalmisteet annosteluajankohtineen
   • Muu annosjakeluasiakkaan lääkitys
   • Annosjakeluun liittyvä mahdollinen lisäinformaatio
   • Koneellinen vai manuaalinen annosjakelu

3.3  Henkilötietojen säilytysaika

1. Apteekkiasiakkaat
   Apteekkiasiakkaiden tiedot poistuvat aktiivirekisteristä 13 kuukauden jälkeen, jos asiakas ole asioinut tuona aikana apteekissa. (Nykyinen apteekin henkilötietojen säilytysaika apteekin aktiivirekisterissä on linjattu aikanaan tietosuojavaltuutetun toimesta (Dnro 793/41/97) vuodeksi ja yhdeksi kuukaudeksi ja on edelleen voimassa.)
   Reseptitietoja säilytetään arkistoituna rekisterissä lain velvoittaman säilytysajan.
2. Etuasiakkaat
   Asiakkaan etuasiakkuuteen liittyviä henkilötietoja säilytetään aktiivirekisterissä 24 kuukautta. Etusiakkuus katsotaan päättyneeksi, jos asiakas ei ole asioinut ja tunnistautunut kassalla etuasiakkaaksi tuona aikana apteekissa.
   Reseptiostoja säilytetään lisäksi lain velvoittaman ajan, vaikka etuasiakassopimus irtisanottaisiin.
3. Tiliasiakkaat
   Asiakkaan tiliasiakkuuteen liittyviä henkilötietoja säilytetään apteekin asiakasrekisterissä sopimuksen voimassaoloajan/sopimuksen mukaisesti sekä vähintään lain velvoittaman ajan.
4. Annosjakeluasiakkaat
   Asiakkaan annosjakeluasiakkuuteen liittyviä henkilötietoja säilytetään sopimuksen voimassaoloajan/sopimuksen mukaisesti.
   Reseptiostoja säilytetään lisäksi lain velvoittaman ajan, vaikka annosjakelusopimus irtisanottaisiin.

3.4  Liitynnät muihin järjestelmiin

1. Apteekkiasiakkaat
   • Apteekkisopimusjärjestelmä
     • Vieroitushoitosopimuksen piiriin kuulumisen tarkastaminen, jos reseptiostoissa on PKV-lääkkeitä (pääasiassa keskushermostoon vaikuttavia lääkkeitä) ja/tai huumeita.
     • Suomen apteekkariliiton ylläpitämä tietojenvälityspalvelu, jossa apteekkariliitto toimii tietojen käsittelijänä.
     • Tiedot sopimuksista saadaan palveluun asiakkaan hoitavalta lääkäriltä
   • Valtakunnallinen reseptikeskus
     • Kaikki reseptitiedot toimitetuista ja sähköistetyistä resepteistä
     • Kansallinen Terveysarkisto toimii itsenäisenä rekisterinpitäjänä
   • Kelan palvelut:
     • Kelan reaaliaikainen korvauskysely (asiakkaan Kela-korvaustietojen haku)
     • Kelan reaaliaikainen tilityspalvelu (asiakkaan korvattujen lääkeostojen raportointi Kelaan)
     • Sairausvakuutuslain mukaisten etuuksien maksua varten
     • Kela toimii itsenäisenä rekisterinpitäjänä
   • Työpaikkakassat (Työpaikkalaskutuksen piirissä olevien asiakkaiden ostojen raportointi)
     • Sairausvakuutuslain mukaisten etuuksien ja mahdollisten lisäetuuksien korvauskäsittely.
   • Vakuutusyhtiöt (Vakuutusyhtiöiden korvaavien ostojen raportointi vakuutusyhtiölle)
     • Riippuen asiakkaan vakuutussopimuksesta voidaan vakuutusyhtiön korvaavat ostot raportoida suoraan apteekista vakuutusyhtiöön.
   • Suomi.fi-valtuudet -palvelu
     • Keskitetty valtakunnallinen sähköinen valtuutuspalvelu puolesta asiointivaltuuden antamiseen ja tarkastamiseen. Suomi.fi-valtuudet on keskitetty palvelu, jossa asiakas voi valtuuttaa toisen henkilön tai yrityksen asioimaan puolestaan Apteekkiasiointiin löytyy palvelusta oma valtuus. Apteekki tarkistaa asiointivaltuuden apteekkijärjestelmässä suoraan Valtuudet-palvelusta.
2. Etuasiakkaat
   Apteekilla on toistaiseksi oma etuasiakasrekisteri joka toimipisteessä. Asiakas voidaan liittää toisen toimipisteen etuasiakkaaksi ilman erillistä sopimusta asiakkaan halutessa. Asiakastietoihin kirjataan silloin, missä toimipisteessä asiakas on liittynyt.
   Etuasiakassopimuksen mukaisesti asiakkaan yhteystietoja lähettäminen Hymalle turvasähköpostilla.
3. Tiliasiakkaat
   elasku/suoramaksusopimustilauksiin liittyvä sähköinen sanomaliikenne (vastaanottoilmoitukset):
   Apteekki vastaanottaa asiakkaan omassa pankkipalvelussaan lähettämän e-lasku/suoramaksu sopimuspyynnön. Tiedot noudetaan suoraan järjestelmään, jotta apteekilla on oikeus lähettää asiakkaalle elaskuja/suoramaksuja. Pyyntö noudetaan pankista apteekkiin suojattua pankkien käyttämää WebService-kanavaa pitkin.
4. Annosjakeluasiakkaat
   Annosjakeluyksikkö: Espoon 9. (Espoonlahden) apteekin annosjakeluyksikkö
   Manuaalinen annosjakelu tapahtuu omassa apteekissa (Pääapteekki/Taipalsaaren sivuapteekki)

   Annosjakeluyksikköön välitettävät henkilö/lääkitystiedot:

   •  Henkilötunnus
   • Sukunimi ja etunimi
   • Hoitokodin/asiakasryhmän nimi, johon asiakas on määritelty
   • Annosjaeltavat lääkevalmisteet annosteluajankohtineen
   • Annosjakeluvalmisteiden kirjallinen annostusohje sekä indikaatio siinä muodossa kuin ne on valmisteen reseptille kirjattu
   • Mikäli tilaukselle tuleva valmiste on eri valmiste, esim. geneerisen vaihdon seurauksena, kuin reseptillä määrätty, välitetään myös alkuperäisen reseptillä määrätyn valmisteen tiedot.
   • Muu lääkitys (Jos asiakkaalle on määritetty)
   • Annosjakeluun liittyvä mahdollinen lisäinformaatio (Jos asiakkaalle on määritetty)
5. Kassa-asiakkaat
   • Korttimaksutiedot Nets Oyj:lle
   • S-etukorttia näyttämällä asiakkaan S-Etukortin jäsen-/asiointinumero ja bonukseen oikeuttavien ostojen loppusumma välitetään Nets Oyj:n kautta S-ryhmälle., S-Etukortin jäsen-/asiointinumero ei tallennu apteekin järjestelmään.
   • Tax free-ostoista tiedot Global Bluelle tai Planet Paymentsille

3.5  Säännönmukaiset tietolähteet

Apteekkiasiakkaiden tiedot saadaan reseptilääkkeiden osto- ja maksutapahtuman sekä toimituksen yhteydessä. Sopimusasiakkaisiin liittyviä lisätietoja kerätään asiakkaalta itseltään sopimuksen tekemisen yhteydessä sekä sopimussuhteen aikana.

3.6  Tietojen luovutukset ja tietojen siirto

Tietoja ei luovuteta/siirretä EU-maiden ulkopuolelle.

Säännönmukaisia luovutuksia toiselle rekisterinpitäjälle:

• Reseptikeskukseen apteekin sähköistämien reseptien tiedot (Kansallinen Terveys)
• Reseptikeskukseen tiedot toimitetuista resepteistä
• Kelalle tiedot SV-korvatuista ostoista
• Kelalle tiedot maksusitoumuksella toimitetuista ostoista
• Työpaikkakassoille tiedot laskutettavista ostoista
• Vakuutusyhtiöille tiedot laskutettavista ostoista

Global Blue Tax free-järjestelmä
Planet Tax free -järjestelmä

3.6.1  Markkinointi

• Etuasiakassopimuksen mukaisesti asiakkaan yhteystietojen lähettäminen Hymalle turvasähköpostilla

3.7  Rekisterin suojauksen periaatteet

Apteekissa on käytössä Receptum Oy:n toimittama MAXX-apteekkijärjestelmä. Sosiaali- ja terveydenhuollon tietojärjestelmät jaotellaan käyttötarkoitustensa ja ominaisuuksiensa perusteella luokkiin A ja B. MAXX on A-luokan järjestelmä (=Kanta-palveluihin liittyvät järjestelmät), joka on Kelan yhteistestauksessa sekä tietoturva-auditoinnissa virallisesti hyväksytty apteekkijärjestelmä.

Apteekissa tehdään omavalvontaa apteekin asiakastiedon salassapidon ja tietojen suojaamisen varmistamiseksi lain velvoittamalla tavalla (laki sähköisestä lääkemääräyksestä 61/2007).

Asiakasrekisterin tiedot on suojattu henkilökohtaisilla käyttäjätunnuksilla, salasanoilla sekä toimikorteilla ja muilla teknisillä suojauksilla. Apteekissa on huolehdittu siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.

Apteekin, järjestelmään liittyvien palvelutuottajien sekä järjestelmää ylläpitävien teknisten yhteistyökumppaneiden välillä on laadittu GDPR:n vaatimusten mukaiset yhteistyösopimukset, joissa kaikissa on mukana vaatimukset tiedon asianmukaiseen suojaamiseen sekä salassapitovelvoitteet.

3.8  Henkilön oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilötiedot

Asiakkaalla on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on tallennettu. Tarkastuspyyntö tehdään henkilökohtaisen käynnin yhteydessä tai omakätisesti allekirjoitetulla tai muulla luotettavalla tavalla varmennetulla asiakirjalla.

Tiedot toimitetaan vain henkilöllisyyden todistamista vastaan tai muutoin luotettavaa tunnistusmenetelmää käyttäen. Apteekki määrittelee tapauskohtaisesti riittävän tunnistautumisen menetelmät.
Mikäli apteekki joutuu kieltäytymään antamasta tietoja, annetaan asiakkaalle kirjallinen todistus, josta käy ilmi myös ne syyt, joiden vuoksi tarkastusoikeus on evätty. Asiakas voi tämän jälkeen saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.

Pyynnöt käsitellään aina apteekin tietosuojavastaavan/apteekkarin kautta ja tiedot toimitetaan asiakkaalle ilman aiheetonta viivytystä ja joka tapauksessa kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Mikäli asiakkaan pyyntö on monimutkainen tai pyyntöjä on paljon, määräaikaa voidaan tarvittaessa jatkaa enintään kahdella kuukaudella. Tällöin apteekki ilmoittaa asiakkaalle tällaisesta mahdollisesta jatkamisesta kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta sekä viivästymisen syyt.

Omakanta-palvelusta (http://www.kanta.fi/omakanta) asiakas voi tarkistaa omiin reseptitietoihinsa kohdistuneet tapahtumakyselyt.

Tarkastusoikeuden käyttäminen on lähtökohtaisesti maksutonta. Jatkuvasti toistuvien kyselyiden tai ilmeisen perusteettomat/kohtuuttomien kyselyiden kohdalla rekisterinpitäjänä apteekki voi periä pyynnön toteuttamisesta hallinnollisiin kustannuksiin perustuvan maksun.

3.9  Henkilötietojen oikaiseminen tai poistaminen sekä rekisteröidyn oikeus pyytää käsittelyn rajoittamista

Asiakkaalla on oikeus korjauttaa ilman aiheetonta viivytystä häntä koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot. Apteekki korjaa virheet saatuaan oikean tiedon suoraan asiakkaalta tai muusta luotettavasta lähteestä. Apteekki korjaa vain sellaiset tiedot, joka on apteekkilainsäädännön mukaan mahdollista korjata jälkikäteen.

Asiakkaalla on oikeus tulla unohdetuksi ja poistattaa tiedot apteekin asiakasrekisteristä vain niiden tietojen osalta, joita apteekin ei lakisääteisesti tarvitse säilyttää tai joita apteekki ei enää tarvitse niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin tai joita varten niitä muutoin käsiteltiin, taikka jos jokin muu EU:n tietosuoja-asetuksen (GDPR) 17 artiklan mukainen edellytys täyttyy. Poistopyyntö tehdään henkilökohtaisen käynnin yhteydessä tai omakätisesti allekirjoitetulla tai muulla luotettavalla tavalla varmennetulla asiakirjalla. Apteekki päättää kulloinkin voimassa olevaa lainsäädäntöä noudattaen tietojen poistamisesta ilman aiheetonta viivytystä.

Asiakkaalla on oikeus pyytää omien tietojen käsittelyn rajoittamista jos

• asiakas kiistää henkilötietojen paikkansapitävyyden, jolloin käsittelyä rajoitetaan ajaksi, jonka kuluessa apteekki voi varmistaa niiden paikkansapitävyyden;
• käsittely on lainvastaista ja asiakas vastustaa henkilötietojen poistamista ja vaatii sen sijaan niiden käytön rajoittamista;
• apteekki ei enää tarvitse kyseisiä henkilötietoja käsittelyn tarkoituksiin, mutta asiakas tarvitsee niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi;
• asiakas on vastustanut henkilötietojen käsittelyä EU:n tietosuoja-asetuksen 21 artiklan 1 kohdan nojalla odotettaessa sen todentamista, syrjäyttävätkö rekisterinpitäjän oikeutetut perusteet rekisteröidyn perusteet.

3.10  Oikeus peruuttaa antamansa suostumus

Asiakkaalla on oikeus peruuttaa suostumus milloin tahansa, siltä osin kun henkilötietojen käsittely perustuu asiakkaan omaan suostumukseen. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta suostumuksen perusteella ennen sen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.

3.11  Henkilön oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Asiakkaalla on oikeus saada itseään koskevat henkilötiedot, jotka on toimittanut apteekille, ja joita apteekki käsittelee automaattisesti asiakkaan suostumuksen tai sopimussuhteen nojalla, koneellisesti luettavassa muodossa siirrettyä suoraan toiselle rekisteripitäjälle, jos se on teknisesti mahdollista.

Jos siirto ei ole teknisesti mahdollista tai turvallista, asiakas voi itse toimittaa tarkastusoikeuden nojalla vastaanottamansa omat henkilötiedot toiselle rekisterinpitäjälle niin halutessaan.

4  Kameravalvontarekisteri

4.1 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja käsittelyn oikeusperuste

Kameravalvonnan tarkoituksena on omaisuuden suojaaminen sekä turvallisuutta, omaisuutta tai tuotantoprosessia vaarantaneiden tilanteiden ennaltaehkäiseminen tai selvittäminen.

Tämän lisäksi valvonnan tarkoituksena on varmistaa ja lisätä henkilökunnan turvallisuutta.

Rekisterin tietoja työnantajalla on oikeus käyttää lisäksi yksityisyyden suojasta työelämässä annetun lain (759/2004) 17 §:n 2 momentin 1-3 kohdissa yksilöidyissä tilanteissa työsuhteen päättämisen perusteen toteennäyttämiseksi, naisten ja miesten välisestä tasa-arvosta annetussa laissa (609/1986) tarkoitetun häirinnän tai ahdistelun taikka työturvallisuuslaissa (738/2002) tarkoitetun häirinnän ja epäasiallisen käytöksen selvittämiseksi ja toteen näyttämiseksi sekä työtapaturman tai muun työturvallisuuslaissa tarkoitettua vaaraa tai uhkaa aiheuttaneen tilanteen selvittämiseksi.

4.2  Rekisterin tietosisältö

Apteekin kameravalvonnan piiriin kuuluvissa tiloissa syntynyt tallentavaan valvontajärjestelmään kuuluvien kameroiden kuvaama kuva-aineisto.

4.3  Henkilötietojen säilytysaika

Rekisterin tietoja säilytetään tallentimen kapasiteetista riippuen enintään 30 vuorokautta, ellei ole kameravalvonnan tarkoituksen toteuttamisesta johtuvaa erityistä syytä säilyttää tietoja pidempää aikaa.

4.4  Säännönmukaiset tietolähteet

Apteekin tallentavaan valvontajärjestelmään kuuluvien kameroiden välittämä kuva-aineisto.

4.5  Tietojen luovutukset ja tietojen siirto

Tietoja ei luovuteta/siirretä EU-maiden ulkopuolelle.  Rikosepäilytapauksissa tietoja voidaan luovuttaa poliisille.

4.6  Rekisterin suojauksen periaatteet

Digitaalisessa muodossa (tietokoneen tai vastaavan kovalevyllä) oleva rekisteri on suojattu salasanalla. Rekisterin tietoja säilytetään tallentimen kapasiteetistä riippuen enintään 30 vrk, ellei ole kameravalvonnan tarkoituksen toteuttamisesta johtuvaa erityistä syytä säilyttää tietoja pidempää aikaa. Tiedot tuhotaan tallentamalla niiden päälle uutta tietoa. Tietojen käyttö tapahtuu selaamalla kovalevyllä olevia tietoja tietokoneella. Tiedot eivät ole tallennettuna yleisesti tunnetuissa formaateissa ja tallenteiden katsomiseen tarvitaan kameravalvonnan oma ohjelma. Tällä estetään kuvien väärinkäytöksiä.

Rekisteri on apteekin hallinnassa ja valvonnassa eikä siihen ei ole ulkopuolisilla pääsyä.

Apteekin ja järjestelmää ylläpitävän teknisten yhteistyökumppanin (Turva Group) välillä on laadittu EU:n tietosuoja-asetuksen (GDPR) vaatimusten mukaiset yhteistyösopimukset, joissa kaikissa on mukana vaatimukset tiedon asianmukaiseen suojaamiseen sekä salassapitovelvoitteet.

5  MUUT ASIAKKAILLE TARJOTTAVAT PALVELUT

5.1  Lääkehoidon tuki/mobiiliasiointi

5.1.1  Mobiiliresepti

Ei tällä hetkellä käytössä.

Mobiiliresepti tarjoaa apteekin asiakkaille mahdollisuuden lähettää reseptin tiedot sähköisesti apteekkiin.

Mobiilireseptipalveluun apteekin asiakas kirjautuu vahvalla sähköisellä tunnistautumisella suomi.fi -palvelua hyödyntäen.

Apteekki ottaa yhteyttä reseptin lähettäjään puhelinnumerolla, jonka asiakas syöttää reseptiä lähettäessään. Palvelusta ei muodostu erillistä rekisteriä. Palvelussa siirretään apteekille salatulla https-yhteydellä vain potilasohjeen viivakoodin numerosarja ja asiakkaan puhelinnumero, jonka asiakas itse syöttää palveluun. Suomi.fi-palveluun kirjautuneesta käyttäjästä pyydetään vahvan tunnistautumisen yhteydessä seuraavat tiedot: Henkilön nimi muodossa sukunimi + kaikki etunimet, sähköpostiosoite, jonka kansalainen on ilmoittanut väestötietojärjestelmään (ei aina saatavilla), henkilötunnus, joka yksilöi tunnistetun käyttäjän.

Palveluun kirjautuneen käyttäjän tiedot tallennetaan väliaikaisesti palveluun käyttäjän istunnon ajaksi. Suomi.fi-istunnon umpeuduttua tiedot poistetaan automaattisesti. Puhelinnumeroita sekä viivakoodien numerosarjoja säilytetään ylläpitäjän palvelussa 48 tuntia. Palvelua ylläpitää apteekkijärjestelmäntoimittaja Receptum Oy (y 1635372-4), joka toimii tiedon käsittelijänä. Apteekin ja Receptumin välillä on laadittu EU:n tietosuoja-asetuksen (GDPR) vaatimusten mukainen yhteistyösopimus, jossa on mukana vaatimukset tiedon asianmukaiseen suojaamiseen sekä salassapitovelvoitteet. Puhelinnumero tallennetaan lisäksi apteekin asiakasrekisteriin kyseiseen mobiilireseptiin liittyvään asiakaspalvelutapaukseen, josta tiedot poistuvat asiakkaan henkilötietojen säilytysaikojen puitteissa.

5.1.2  Muistuttaja-palvelu

Muistuttaja-palvelulla apteekki muistuttaa asiakasta, joko tekstiviestitse tai sähköpostitse, siitä että hänen reseptilääkkeensä ovat loppumassa. Tiedot lasketaan lakisääteisesti tallennettavista reseptitiedoista ja reseptien toimitusväleistä. Palvelun tarkoituksena on turvata keskeytymätön lääkitys ja lääkityshoidon onnistumista.

Muistuttajapalvelun käyttöönottaminen perustuu asiakkaan antamaan erilliseen suostumukseen apteekkiasioinnin yhteydessä.

5.2  Hoitotietopalvelu (Receptumin palvelu)

Ei tällä hetkellä käytössä.

Apteekki tarjoaa hoitotietopalvelua kotisairaanhoito- ja hoitokoti -asiakkailleen. Hoitotietopalvelu perustuu apteekin ja asiakkaan väliseen sopimukseen.

Hoitotietopalvelussa apteekki ja hoitokoti/kotisairaanhoito välittää sähköisesti tiedot lääkityksien muutoksista ja muista viesteistä asiakkaan lääkityksiä koskien.

Hoitotietopalvelu on integroitu MAXX-apteekkijärjestelmään ja apteekki hyödyntää sen käytössä normaalia asiakasrekisteriään.

Tietosisältö palvelussa (asiakkaantiedot):

• Hoitokodin nimi
• Hoitokodin asukkaan / kotisairaanhoidon asiakkaan lääkitystiedot
• Asiakkaan etunimi ja sukunimen ensimmäinen kirjain (henkilötunnuksia ei käytetä lainkaan)
• Asiakkaan yksilöivä apteekkijärjestelmän oma ID-numero
• Hoitokodin apteekille lähettämät asiakaskohtaiset viestit

Tietojen säilytysaika:

• Asiakkaan lääkitystiedoista säilytetään vain viimeisin eli tuorein lääkitystieto. Historiatietoa ei säilytetä. Asiakastiedot ja lääkitystiedot säilyvät palvelussa, kunnes asiakas poistetaan palvelusta apteekin toimesta eli sopimuksen päättyessä.
• Kaikki hoitokodin/kotisairaanhoidon käyttäjien tallentamat viestit säilyvät palvelussa asiakkaan poistoon asti.

Palveluun kirjaudutaan hoitokodissa/kotisairaanhoidossa henkilökohtaisilla tunnuksilla. Apteekki myöntää ja hallinnoi tunnuksia. Tiedon siirrossa käytetään salattuja siirtoyhteyksiä.

Hoitokodit/Kotisairaanhoito toimii palvelussa tiedon käsittelijänä. Apteekin ja hoitokotien/kotisairaanhoidon välillä on laadittu EU:n tietosuoja-asetuksen (GDPR) vaatimusten mukainen yhteistyösopimus, jossa on mukana vaatimukset tiedon asianmukaiseen suojaamiseen sekä salassapitovelvoitteet.

Hoitotietopalvelua ylläpitää apteekkijärjestelmäntoimittaja Receptum Oy (y 1635372-4), joka toimii tiedon käsittelijänä. Apteekin ja Receptumin välillä on laadittu EU:n tietosuoja-asetuksen (GDPR) vaatimusten mukainen yhteistyösopimus, jossa on mukana vaatimukset tiedon asianmukaiseen suojaamiseen sekä salassapitovelvoitteet.

Tietoja ei luovuteta/siirretä EU-maiden ulkopuolelle.

5.3  Muut lisäpalvelut asiakkaalle

5.3.1  Facebook

Apteekki käyttää Facebookia mainontaan ja tiedottamiseen.

Asiakastietoja ei siirretä/käsitellä erillisellä sopimuksella, muussa järjestelmässä eikä yhteistyökumppanin toimesta. Facebook-käyttäjä on sitoutunut Facebookin omiin tietosuojaehtoihin.

5.3.2  Uutiskirjelähetys etuasiakkaille

Etuasiakassopimuksen mukaisesti apteekki lähettää kirjallisesti (etuasiakaslehti), sähköisesti ja tekstiviestein mainoksia etuasiakkailleen. Apteekki muodostaa yhteistiedot etuasiakasrekisteristään ja lähettää ne eteenpäin turvasähköpostilla Hyvän Mielen Apteekit Oy:lle (HYMA). HYMA vastaa materiaalien postittamisesta alihankkijoidensa välityksellä.

Muodostettuja materiaaleja säilytetään sähköisessä muodossa vain tarpeellinen aika. Apteekin osalta, muodostetut materiaalit hävitetään välittömästi eteenpäin lähettämisen jälkeen.

5.3.3  Videoapteekki

Videoapteekki on Remomedi Oy:n tuottama palvelu, jonka kautta asiakas voi hoitaa apteekkiasioinnin etänä videoyhteydellä Remomedi -älypuhelinsovelluksen kautta. Sovelluksen latausvaiheessa käytetään vahvaa tunnistautumista. Tietojen käsittely perustuu asiakkaan suostumukseen, jonka hän antaa ladatessaan sovelluksen. Yksityiskohtainen tietosuojalausunto on luettavissa Remomedin verkkosivuilla osoitteessa https://remomedi.com/tietosuoja-tietoturva-tietosuojalausunto/.